A A A

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej

Gazeta Podatkowa

Zobowiązani do posiadania kas

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zobowiązuje do tego art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

W świetle ww. przepisu jedynym kryterium decydującym o obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jest więc rodzaj odbiorcy sprzedawanych przez podatnika usług lub towarów, natomiast nieistotny jest tu status prawny sprzedawcy (producent, hurtownik), jak również fakt dokumentowania sprzedaży fakturami.

W ewidencji sprzedaży prowadzonej przy zastosowaniu kasy rejestrującej wykazuje się dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży, u których podstawą opodatkowania jest kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innej umowy o podobnym charakterze albo marża, ewidencjonują na potrzeby obliczenia osiąganej przez nich wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników.

Dla Prenumeratorów GOFIN

f

Ujednolicone przepisy w zakresie VAT dostępne w serwisie www.przepisy.gofin.pl »

W przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza wskazany powyżej obowiązek, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. Gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

"(...) Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

(...) Przepis art. 111 ust. 1 ustawy (o VAT - przyp. red.) określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. (...)".

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 października 2023 r., nr 0112-KDIL3.4012.468.2023.1.MBN

Stosowanie kas on-line

Ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady, powinno być prowadzone przy zastosowaniu kas typu on-line, czyli kas rejestrujących przesyłających dane do centralnego systemu teleinformatycznego, tj. do Centralnego Repozytorium Kas, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Zgodnie z art. 145a ustawy o VAT podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3.

Producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, w celu wprowadzenia ich na terytorium kraju do obrotu, byli obowiązani do uzyskania dla danego typu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają określone w przepisach funkcje oraz kryteria i warunki techniczne dla tych kas.

Potwierdzenia te dla kas rejestrujących:

1) z papierowym zapisem kopii - były wydawane na okres do dnia 31 sierpnia 2019 r.,

2) z elektronicznym zapisem kopii:

innych niż o zastosowaniu specjalnym - były wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r.,
o zastosowaniu specjalnym - były wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2023 r.

Oznacza to, że po upływie tych terminów podatnicy nie mogą nabyć kas starego typu, ale mogą one być stosowane do prowadzenia ewidencji sprzedaży (z wyjątkiem niektórych branż szczególnie narażonych na nieprawidłowości) do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej - w przypadku kas z papierowym zapisem kopii.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

1)	wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
	a)	w postaci papierowej lub
	b)	za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych,
2)	dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy,
3)	udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów,
4)	poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących (wykonanie tego obowiązku, stwierdza się na podstawie wpisu wyniku przeglądu technicznego w książce kasy rejestrującej i zapisu daty dokonania tego przeglądu w Centralnym Repozytorium Kas),
5)	przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112 ustawy o VAT, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.),
6)	stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem art. 111 ust. 3b ustawy o VAT,
7)	wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas,
8)	prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 111 ust. 7a i ust. 9 pkt 1 ustawy o VAT,
9)	poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji,
10)	zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT,
11)	zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.