Miesięcznie lub kwartalnie, czyli jak wpłacać ryczałt ewidencjonowany

Na przedsiębiorcach, którzy w działalności gospodarczej decydują się korzystać z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, spoczywa obowiązek samodzielnego obliczania należnego podatku dochodowego od przychodów firmowych i wpłacania go bez wezwania na rachunek właściwego urzędu skarbowego. Zasadniczo ryczałtowcy regulują swoje zobowiązania z tytułu podatku dochodowego w systemie miesięcznych wpłat. Dla części z nich ustawodawca przewidział jednak możliwość dokonywania jego wpłat raz na kwartał.

Co miesiąc dla każdego

Gdy przedsiębiorca opodatkowuje firmowe przychody ryczałtem ewidencjonowanym, wówczas – zgodnie z podstawową funkcjonującą w tym zakresie regułą – oblicza i opłaca go za każdy miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej. Ponieważ ta forma opodatkowania nie przewiduje żadnej kwoty wolnej od podatku, to w rezultacie ryczałtowiec opłaca go od każdej złotówki osiągniętego przychodu. Ryczałt za dany miesiąc powinien zostać obliczony i wpłacony na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia następnego roku podatkowego.

W podstawie opodatkowania ryczałtowiec uwzględnia uzyskane przychody, których wysokość ustala na podstawie zapisów dokonywanych w prowadzonej przez siebie ewidencji przychodów. Szczegółowe zasady jej prowadzenia oraz warunki, jakim powinna odpowiadać, aby stanowiła dowód w postępowaniu podatkowym, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów... (Dz. U. z 2021 r. poz. 2414). Ewidencję tę jest zobowiązany prowadzić według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia. Sama ewidencja powinna zostać zbroszurowana, a jej karty kolejno ponumerowane.

Podstawę dokonywania zapisów w księdze stanowią faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, jeżeli sprzedaż jest udokumentowana fakturami, a w przypadku sprzedaży bez faktur – wystawiony na koniec dnia dowód wewnętrzny, w którym w jednej kwocie jest wykazana wartość tych przychodów za ten dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Zapisów w ewidencji należy dokonywać w porządku chronologicznym, na podstawie dowodów, nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania ewidencji według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia, jest obowiązany założyć ewidencję. Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn ewidencji sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Ewidencja przychodów powinna być prowadzona rzetelnie i niewadliwie. Ewidencję (z zastrzeżeniami zapisanymi w rozporządzeniu regulującym jej prowadzenie) uznaje się za rzetelną, gdy dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a za niewadliwą – jeśli prowadzona jest zgodnie z przepisami ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (...) oraz przepisami omawianego rozporządzenia.

Cztery wpłaty za rok podatkowy

Możliwość opłacania ryczałtu w danym roku podatkowym raz na kwartał została zarezerwowana tylko dla ryczałtowców, którzy spełniają ustawowe kryteria. Prawo do opłacania zobowiązań z tytułu ryczałtu ewidencjonowanego w tej formie mają bowiem wyłącznie podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności, o których mowa w art. 7 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (...) oraz podatnicy, których otrzymane przychody z działalności prowadzonej samodzielnie albo przychody spółki – w roku poprzedzającym rok podatkowy – nie przekroczyły kwoty stanowiącej równowartość 200.000 euro. Limit 200.000 euro przelicza się na złote, stosując średni kurs euro ogłaszany przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy. Ponieważ średni kurs euro obowiązujący w dniu 2 października 2023 r. wyniósł 4,6091 zł/euro (tabela NBP nr 190/A/NBP/2023), to prawo do kwartalnego opłacania ryczałtu w 2024 r. mają podatnicy, których przychody z działalności prowadzonej samodzielnie albo przychody spółki w 2023 r. nie przekroczyły kwoty 921.820 zł, tj. 200.000 euro × 4,6091 zł.

Gdy uprawniony podatnik, czyli taki, który spełnia ustawowe kryteria do opłacania kwartalnego ryczałtu, w 2024 r. zdecyduje się na ten tryb opłacania zobowiązań w podatku dochodowym, będzie go przekazywał na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia następnego miesiąca po upływie kwartału, za który ryczałt ma być opłacony, a za ostatni kwartał roku podatkowego – w terminie do dnia 20 stycznia następnego roku podatkowego (art. 21 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym...).

Powiadomienie fikusa o wpłatach kwartalnych

Konsekwencją decyzji o kwartalnym opłacaniu ryczałtu ewidencjonowanego jest konieczność zawiadomienia fiskusa o jej podjęciu. Podatnik o tym sposobie opłacania podatku informuje urząd skarbowy w rocznym zeznaniu PIT-28 składanym za rok podatkowy, w którym stosował kwartalny sposób opłacania ryczałtu ewidencjonowanego. Zatem przedsiębiorca korzystający z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, który wybierze opłacanie kwartalnego ryczałtu na 2024 r., zgłosi ten fakt fiskusowi dopiero w PIT-28 za 2024 r.