Przygotowanie do kontroli z ZUS

ZUS posiada uprawnienia m.in. do sprawdzenia, czy i jak płatnicy składek wykonują nałożone na nich zadania i obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych. Taka kontrola polega przede wszystkim na weryfikacji dokumentacji związanej ze zgłaszaniem do ubezpieczeń oraz naliczaniem składek ubezpieczeniowych za zatrudnione przez płatnika osoby. Ma na celu wykrycie popełnionych przez płatnika składek nieprawidłowości oraz umożliwienie mu ich usunięcia. Jeśli płatnik właściwie się do niej przygotuje, wówczas będzie ona miała sprawny przebieg.

Jakie przygotować dokumenty?

Inspektor kontroli ZUS w trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Może więc poprosić np. o regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy, jeśli z tych właśnie dokumentów wynikają wypłaty dla zatrudnionych osób określonych składników wynagrodzenia, które podlegają oskładkowaniu bądź są wyłączone z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych.

Jeżeli sprawdzane są dane dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń osoby prowadzącej pozarolniczą działalność, wtedy inspektor kontroli może zażądać wszelkich dokumentów potwierdzających jej prowadzenie, np. dokumentację podatkową, faktury itp.

Zdarza się, że firma nie prowadzi samodzielnie spraw związanych ze zgłaszaniem do ubezpieczeń i rozliczaniem składek ubezpieczeniowych, zlecając te czynności wyspecjalizowanej do tego jednostce, np. biuru rachunkowemu, które przechowuje wszelkie dokumenty z tym związane. W takim przypadku płatnik nie będzie posiadał niektórych dokumentów lub innych nośników informacji objętych zakresem przeprowadzanej kontroli. Dowiadując się o tym, że ZUS będzie w firmie przeprowadzał kontrolę, trzeba wcześniej poprosić biuro rachunkowe o ich skompletowanie i udostępnienie.

W przypadku gdy firma współpracuje z zagranicznymi kontrahentami albo zatrudnia cudzoziemców, z pewnością posiada dokumenty sporządzone w języku obcym. Jeżeli inspektor kontroli zażąda udostępnienia takich dokumentów, które mają związek z przedmiotem kontroli, płatnik musi mu przedstawić ich tłumaczenie na język polski. Ciężar tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym spoczywa bowiem na kontrolowanym płatniku. Nie trzeba co prawda dokonywać tłumaczeń z wyprzedzeniem, ale już wcześniej warto przygotować się na taką ewentualność, kompletując dokumenty, które będą wymagały przekładu. Tłumaczenia z języka obcego na język polski powinien dokonać tłumacz przysięgły. Wiąże się to z kosztami, które ponosi płatnik.

Warunki pracy dla kontrolującego

Obowiązkiem płatnika jest zapewnienie osobie kontrolującej niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych. Może to być osobne pomieszczenie lub wydzielone miejsce. Osobie kontrolującej trzeba też udostępnić środki łączności (oprócz środków transportowych) oraz inne środki techniczne, którymi dysponuje płatnik, a które są niezbędne do wykonania czynności kontrolnych.

Czynności kontrolne zazwyczaj prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności (niekiedy również w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów). Inspektor kontroli - na podstawie legitymacji służbowej oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli - ma prawo wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejscach prowadzenia przez niego działalności. Nie musi więc uzyskiwać przepustki, aby wejść na teren firmy. Nie podlega też rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika.

Inspektor kontroli podlega natomiast przepisom bhp obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne. Płatnik ma więc pełne prawo wymagać od niego, aby na terenie firmy - jeśli jest to konieczne - poruszał się np. w stroju ochronnym lub kasku.

Jeśli płatnik składek nie zapewni kontrolującemu odpowiednich warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, kontrola może zostać przeprowadzona w jednostce terenowej ZUS. Wówczas płatnik składek jest obowiązany, na żądanie inspektora kontroli, wydać określone przez niego dokumenty na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek. ZUS musi jednak wtedy zapewnić płatnikowi, na jego żądanie, dostęp do wydanych dokumentów.

Udzielanie wyjaśnień

Może się zdarzyć, że badane przez inspektora kontroli dokumenty nie wyjaśniają wszystkich okoliczności mających znaczenie dla postępowania kontrolnego. W takim przypadku inspektor ZUS ma prawo żądać udzielenia informacji nie tylko przez płatnika, ale również przez osoby ubezpieczone. Osoba kontrolująca może bowiem przesłuchiwać świadków, a także - jeśli nie ma innych środków dowodowych (lub po ich wyczerpaniu), a pozostały jeszcze niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego - płatnika składek i ubezpieczonych.

Odmowę udzielania wyjaśnień przez płatnika traktuje się jako utrudnianie kontroli, co podlega karze grzywny do 5.000 zł.