Wydawnictwo Podatkowe
poniedziałek, 15 kwietnia 2024 r.
          Ostatnia aktualizacja: 15.04.2024 r., godz. 14:41
            Ilość wizyt w ciągu ostatnich 30 dni - 19.732
separatorgoraprzod
A A A

Przygotowanie do kontroli z ZUS

Gazeta Podatkowa

ZUS posiada uprawnienia m.in. do sprawdzenia, czy i jak płatnicy składek wykonują nałożone na nich zadania i obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych. Taka kontrola polega przede wszystkim na weryfikacji dokumentacji związanej ze zgłaszaniem do ubezpieczeń oraz naliczaniem składek ubezpieczeniowych za zatrudnione przez płatnika osoby. Ma na celu wykrycie popełnionych przez płatnika składek nieprawidłowości oraz umożliwienie mu ich usunięcia. Jeśli płatnik właściwie się do niej przygotuje, wówczas będzie ona miała sprawny przebieg.

Jakie przygotować dokumenty?

Inspektor kontroli ZUS w trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Może więc poprosić np. o regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy, jeśli z tych właśnie dokumentów wynikają wypłaty dla zatrudnionych osób określonych składników wynagrodzenia, które podlegają oskładkowaniu bądź są wyłączone z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych.

Jeżeli sprawdzane są dane dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń osoby prowadzącej pozarolniczą działalność, wtedy inspektor kontroli może zażądać wszelkich dokumentów potwierdzających jej prowadzenie, np. dokumentację podatkową, faktury itp.

Zdarza się, że firma nie prowadzi samodzielnie spraw związanych ze zgłaszaniem do ubezpieczeń i rozliczaniem składek ubezpieczeniowych, zlecając te czynności wyspecjalizowanej do tego jednostce, np. biuru rachunkowemu, które przechowuje wszelkie dokumenty z tym związane. W takim przypadku płatnik nie będzie posiadał niektórych dokumentów lub innych nośników informacji objętych zakresem przeprowadzanej kontroli. Dowiadując się o tym, że ZUS będzie w firmie przeprowadzał kontrolę, trzeba wcześniej poprosić biuro rachunkowe o ich skompletowanie i udostępnienie.

W przypadku gdy firma współpracuje z zagranicznymi kontrahentami albo zatrudnia cudzoziemców, z pewnością posiada dokumenty sporządzone w języku obcym. Jeżeli inspektor kontroli zażąda udostępnienia takich dokumentów, które mają związek z przedmiotem kontroli, płatnik musi mu przedstawić ich tłumaczenie na język polski. Ciężar tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym spoczywa bowiem na kontrolowanym płatniku. Nie trzeba co prawda dokonywać tłumaczeń z wyprzedzeniem, ale już wcześniej warto przygotować się na taką ewentualność, kompletując dokumenty, które będą wymagały przekładu. Tłumaczenia z języka obcego na język polski powinien dokonać tłumacz przysięgły. Wiąże się to z kosztami, które ponosi płatnik.

Warunki pracy dla kontrolującego

Obowiązkiem płatnika jest zapewnienie osobie kontrolującej niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych. Może to być osobne pomieszczenie lub wydzielone miejsce. Osobie kontrolującej trzeba też udostępnić środki łączności (oprócz środków transportowych) oraz inne środki techniczne, którymi dysponuje płatnik, a które są niezbędne do wykonania czynności kontrolnych.

Czynności kontrolne zazwyczaj prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności (niekiedy również w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów). Inspektor kontroli - na podstawie legitymacji służbowej oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli - ma prawo wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejscach prowadzenia przez niego działalności. Nie musi więc uzyskiwać przepustki, aby wejść na teren firmy. Nie podlega też rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika.

Inspektor kontroli podlega natomiast przepisom bhp obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne. Płatnik ma więc pełne prawo wymagać od niego, aby na terenie firmy - jeśli jest to konieczne - poruszał się np. w stroju ochronnym lub kasku.

Jeśli płatnik składek nie zapewni kontrolującemu odpowiednich warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, kontrola może zostać przeprowadzona w jednostce terenowej ZUS. Wówczas płatnik składek jest obowiązany, na żądanie inspektora kontroli, wydać określone przez niego dokumenty na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek. ZUS musi jednak wtedy zapewnić płatnikowi, na jego żądanie, dostęp do wydanych dokumentów.

Udzielanie wyjaśnień

Może się zdarzyć, że badane przez inspektora kontroli dokumenty nie wyjaśniają wszystkich okoliczności mających znaczenie dla postępowania kontrolnego. W takim przypadku inspektor ZUS ma prawo żądać udzielenia informacji nie tylko przez płatnika, ale również przez osoby ubezpieczone. Osoba kontrolująca może bowiem przesłuchiwać świadków, a także - jeśli nie ma innych środków dowodowych (lub po ich wyczerpaniu), a pozostały jeszcze niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego - płatnika składek i ubezpieczonych.

Odmowę udzielania wyjaśnień przez płatnika traktuje się jako utrudnianie kontroli, co podlega karze grzywny do 5.000 zł.

Obowiązki i prawa kontrolowanego płatnika składek
Obowiązki Prawa
- udostępnienie kontrolującemu wszelkich ksiąg, dokumentów i innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli
- przedstawienie przekładu na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym
- udostępnienie do oględzin składników majątku (jeśli płatnik ma zaległości składkowe)
- udzielanie wyjaśnień osobie kontrolującej
- zapewnienie osobie kontrolującej niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, m.in. środków łączności (z wyjątkiem środków transportowych)
- sporządzenie i wydanie kontrolującemu kopii określonych przez niego dokumentów związanych z zakresem kontroli
- uczestniczenie przy każdej czynności kontrolnej
- dostęp do dokumentacji wydanej kontrolującemu (gdy kontrola jest prowadzona poza siedzibą płatnika, np. w jednostce ZUS)
- wniesienie pisemnych zastrzeżeń do protokołu kontroli

TERMINARZ KSIĘGOWY

separatorgoraprzod
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN poleca w sklepie internetowym www.sklep.gofin.pl
Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno-Finansowych Ukazuje się co 10 dni
więcej »
Ubezpieczenia i Prawo Pracy Dwutygodnik
więcej »
Poradnik VAT Dwutygodnik
więcej »
Zeszyty Metodyczne Rachunkowości Dwutygodnik
więcej »
Przegląd Podatku Dochodowego Dwutygodnik
więcej »
Gazeta Podatkowa Ukazuje się w poniedziałki
i czwartki
więcej »
gofin
sgk
www.czasopismaksiegowych.pl
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.