Nowe zasady dotyczące kontroli przedsiębiorców

W dniu 13 lipca 2025 r. (z pewnymi wyjątkami) weszły w życie przepisy tzw. Pierwszego Pakietu Deregulacyjnego zawartego w ustawie z dnia 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego (...). Wprowadza on uproszczenia i ułatwienia w funkcjonowaniu polskich przedsiębiorstw, m.in. deregulacyjne rozwiązania w zakresie procedury kontroli.

Krótsze kontrole u mikroprzedsiębiorców

Ustawodawca skrócił limit kontroli w przypadku mikroprzedsiębiorców. Aktualnie, w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców, czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać 6 dni roboczych. Wcześniej było to 12 dni.

Przedłużenie czasu trwania kontroli u mikroprzedsiębiorcy jest możliwe, jeżeli po zakończeniu przeprowadzania czynności kontrolnych w siedzibie przedsiębiorcy lub miejscu wykonywania działalności gospodarczej pozostałyby do przeprowadzenia jedynie czynności kontrolne związane z gromadzeniem i analizą dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz sporządzenie protokołu kontroli. Czynności te mogą być przeprowadzane w siedzibie organu kontroli lub w sposób zdalny, bez zgody przedsiębiorcy. Przedłużenie to nie może spowodować przekroczenia dwukrotności wskazanego limitu.

Załączniki do zawiadomienia

Co do zasady, organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. W takim zawiadomieniu wskazuje się m.in.: oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia czy wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli.

W następstwie nowych przepisów w zawiadomieniu musi się znaleźć też:

• wstępna lista dokumentów i informacji związanych z zakresem przedmiotowym kontroli, których udostępnienia oczekuje organ kontroli w trakcie kontroli,
• w przypadku kontroli planowej - informacja o kategorii ryzyka, tzn. analiza prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności do kontroli planowych wszczętych od 1 stycznia 2026 r.

Poza tym inspektorzy w trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych mają prawo żądać udostępnienia dokumentów i informacji związanych z zakresem przedmiotowym kontroli innych niż te, o których mowa w zawiadomieniu o kontroli.

Sprzeciw wobec kontroli

Wprowadzono możliwość wniesienia sprzeciwu wobec czynności kontrolnych bez jednoczesnego wstrzymania czynności kontrolnych, w przypadku gdy organ, przeprowadzając kontrolę, powołuje się na wyłączenia ograniczeń kontroli działalności gospodarczej. Oznacza to, że organ kontroli może kontynuować czynności kontrolne pomimo wniesienia takiego sprzeciwu, a zatem nie musi wstrzymać czynności kontrolnych do czasu wydania postanowienia o kontynuowaniu czynności kontrolnych jak w przypadku pozostałych sprzeciwów. Umożliwia to np. wydanie postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych, gdy kontrola trwa zbyt długo i nie ma w rzeczywistości na celu przeciwdziałania popełnieniu czynu zabronionego, jednocześnie nie utrudni to organom kontroli reagowania na przypadki rażącego naruszenia prawa.

Samo powołanie się przez organ na przepisy art. 48 ust. 11 pkt 2, art. 50 ust. 2 pkt 2, art. 54 ust. 1 pkt 2, art. 55 ust. 2 pkt 2 oraz art. 62 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.) nie pozbawi już kontrolowanego możliwości wniesienia sprzeciwu, a więc środka prawnego umożliwiającego weryfikację, czy przesłanki wyłączenia niektórych zasad kontroli zostały spełnione, a w przypadku odpowiedzi negatywnej również sprawdzenia, czy przepisy te zostały naruszone. Zatem w takim przypadku organ jest ewentualnie obowiązany wykazać zasadność zastosowania przez siebie przesłanek wyłączających. W dalszej kolejności rozpatrzenie sprzeciwu może otworzyć przedsiębiorcy drogę do wniesienia skargi na przewlekłe prowadzenie kontroli na podstawie art. 59 ust. 14 Prawa przedsiębiorców.

Umożliwiono kontrolowanemu wniesienie sprzeciwu wobec podjęcia i wykonywania przez organ kontroli czynności z naruszeniem nowych ograniczeń określonych w art. 55a Prawa przedsiębiorców.

Plan kontroli

Z dniem 1 stycznia 2026 r. wejdzie w życie regulacja, w myśl której kontrole przeprowadzane będą zgodnie z okresowym planem kontroli po uprzednim dokonaniu okresowej analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej (kontrola planowa). Analiza obejmie identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. W oparciu o wyniki analizy określone zostaną zasady umożliwiające przypisanie przedsiębiorców do jednej z następujących kategorii ryzyka: niskie, średnie, wysokie. Podkreślenia wymaga, że udostępniona informacja będzie mieć charakter informacyjno-poglądowy. Nie będzie mogła stanowić przesłanki do podważania przez przedsiębiorców np. zasadności kontroli i inspekcji, podważania ustaleń związanych z kontrolą bądź inspekcją czy też podważenia przypisania przedsiębiorcy do nieodpowiedniej kategorii ryzyka.

W sytuacji niskiego ryzyka kontrola będzie przeprowadzana nie częściej niż raz na 5 lat, w razie średniego ryzyka - nie częściej niż raz na 3 lata. W przypadku wysokiego ryzyka nie przewidziano maksymalnej liczby kontroli planowych - będą one przeprowadzane tak często, jak to jest konieczne dla zapewnienia skutecznego stosowania odpowiednich przepisów prawnych, z uwzględnieniem wysokiego ryzyka wystąpienia.

Organ kontroli będzie zamieszczać w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ten organ, informację o zasadach umożliwiających przypisanie przedsiębiorców do właściwej dla nich kategorii ryzyka na podstawie dotychczasowej okresowej analizy, w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia kolejnej okresowej analizy zastępującej dotychczasową okresową analizę, z wyjątkiem informacji niejawnych oraz innych informacji stanowiących tajemnicę prawnie chronioną.

Obowiązek ten nie znajdzie zastosowania w odniesieniu do:

1) kontroli działalności gospodarczej podlegającej koncesjonowaniu,

2) kontroli i analiz będących we właściwości organów KAS,

3) kontroli działalności gospodarczej w obszarach, w których udostępnienie informacji, o której mowa w art. 47 ust. 1a Prawa przedsiębiorców, mogłoby stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa, porządku publicznego, życia lub zdrowia ludzkiego, w tym w obszarach związanych z zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania infrastruktury krytycznej lub realizacją przez przedsiębiorców zadań na rzecz państwowych służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek publiczny,

4) kontroli prowadzonej na podstawie ustawy o transporcie drogowym.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 21.05.2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (Dz. U. poz. 769)