A A A

Kasowa metoda rozliczania VAT

Poradnik VAT

Rozliczanie podatku VAT metodą kasową jest możliwe po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej metody, w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik będzie stosował tę metodę.

Zgłoszenia dokonuje się na druku VAT-R (poprzez zaznaczenie w poz. 49 kwadratu 1 i podanie okresu, od którego podatnik będzie stosował metodę kasową).

Należy dodać, że wybór metody kasowej może zostać dokonany przez podatnika spełniającego ustawowe warunki w dowolnym momencie. Żaden z przepisów ustawy o VAT nie wymaga bowiem, aby podatnik dokonał wyboru kasowej metody rozliczeń wyłącznie z początkiem danego roku kalendarzowego.

» Rozliczanie VAT należnego

Obowiązek podatkowy, w myśl art. 21 ust. 1 ustawy o VAT, u małych podatników stosujących metodę kasową powstaje:

1) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz czynnego podatnika VAT, bądź też

2) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż wymieniony w pkt 1.

Otrzymanie częściowej zapłaty za towar czy usługę powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części.

Przykład

Mały podatnik rozliczający podatek VAT metodą kasową, w dniu 1 października 2025 r. dokonał sprzedaży towaru (czynnemu podatnikowi VAT) na kwotę 10.500 zł. Zgodnie z umową zapłata powinna nastąpić na rachunek podatnika do dnia 15 października 2025 r.

W dniu 20 października br. na konto podatnika wpłynęła tylko część należności w wysokości 5.500 zł. Obowiązek podatkowy w stosunku do tej części zapłaty powstał w dniu jej otrzymania, czyli 20 października br., natomiast w odniesieniu do pozostałej niezapłaconej części należności, obowiązek podatkowy powstanie dopiero z chwilą jej uregulowania przez nabywcę.

Przykład

Mały podatnik rozliczający się kasowo, w dniu 30 września 2025 r. dokonał sprzedaży artykułów chemicznych na rzecz osoby fizycznej niebędącej czynnym podatnikiem VAT.

Dnia 10 października br. osoba fizyczna wpłaciła 50% należności, wobec czego w tym samym dniu u podatnika powstał obowiązek podatkowy od uregulowanej części.

Jeżeli do 8 kwietnia 2026 r. nie wpłynie pozostała część należności (tj. 50%), podatnik będzie zobowiązany do wykazania obowiązku podatkowego w tej części w deklaracji za II kwartał 2026 r. (w deklaracji podatkowej za okres, w którym upłynął 180. dzień od dnia wydania towaru).

Uwaga

Faktury wystawiane przez małych podatników stosujących kasową metodę rozliczania VAT muszą zawierać wyrazy "metoda kasowa" (zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 16 ustawy o VAT).

» Metoda kasowa - odliczanie VAT naliczonego

Zasady odliczania VAT przez małych podatników stosujących kasową metodę rozliczania tego podatku reguluje art. 86 ust. 10e ustawy o VAT. Wynika z niego, iż ww. podmioty mają - co do zasady - prawo do odliczenia podatku naliczonego nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty za nabyte towary czy usługi.

Przy czym przez "zapłatę", o której mowa w powołanym ww. przepisie należy rozumieć całkowite lub częściowe uregulowanie należności. To z kolei oznacza, że uregulowanie części należności uprawnia podatnika stosującego kasową metodę rozliczania VAT do odliczenia części VAT.

Przykład

Mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową nabył w sierpniu 2025 r. towary od firmy X. W umowie termin płatności należności wyznaczono na 13 października 2025 r. Jednak we wrześniu mały podatnik uregulował 50% należności za nabyte w sierpniu towary. W związku z tym w stosunku do uregulowanej części należności małemu podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za III kwartał 2025 r. (przy założeniu związku zakupu z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi).

W sytuacji, gdy mały podatnik rozliczający VAT kwartalnie nie odliczy podatku naliczonego w terminie określonym w art. 86 ust. 10e ustawy, ma możliwość skorzystania z tego prawa w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Stanowi o tym art. 86 ust. 11 ustawy o VAT.

Nie ma żadnych przeszkód, aby odliczenia dokonać w terminie późniejszym niż wyżej określony. Wówczas odliczenie jest możliwe, jednak wyłącznie poprzez korektę deklaracji na podstawie art. 86 ust. 13 ustawy o VAT. Korekty tej dokonuje się za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do tego obniżenia - nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Zaznaczyć także należy, że stosownie do art. 104 ust. 1 ustawy, przepisy art. 21 i art. 86 ust. 10e stosuje się również do podatnika rozpoczynającego w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności określonych w art. 5, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej, kwot określonych w art. 2 pkt 25.

Warto również w tym miejscu przytoczyć interpretację indywidualną z dnia 13 marca 2025 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.42.2025.2.IK, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że: "(...) uzyskanie statusu małego podatnika wiąże się z prawem do stosowania metody kasowej. Jest to jednak dobrowolne. Stąd też ustawa przewiduje, że jej stosowanie następuje w razie złożenia stosownego zawiadomienia w tej sprawie - przez co podatnik wyraża wolę stosowania tej metody. Zawiadomienie w formie pisemnej powinno zostać złożone naczelnikowi urzędu skarbowemu w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który rozpocznie się stosowanie metody kasowej. Skuteczne złożenie zawiadomienia skutkuje tym, że od pierwszego dnia następnego okresu, podatnik stosuje metodę kasową. Obowiązek złożenia zawiadomienia nie oznacza obowiązku uzyskiwania zgody organu podatkowego na stosowanie tej metody. Przez samo złożenie zawiadomienia podatnik uzyskuje prawo do metody kasowej (...)".

W rozstrzyganej sprawie organ podatkowy ostatecznie uznał, że: "(...) Z uwagi na to, że nie złożył Pan do końca grudnia 2024 r. stosownego zawiadomienia o wyborze rozliczania się metodą kasową, nie może Pan korzystać z tej metody od 1 stycznia 2025 r. Zatem pomimo, że była to pomyłka (niedopatrzenie), to nie może Pan od 1 stycznia 2025 r. stosować metody kasowej.

Podsumowując, stwierdzić należy, że z uwagi na to, że w odpowiednim terminie nie zgłosił Pan zamiaru rozliczania się metodą kasową, to stosowanie tej metody od 1 stycznia 2025 r. jest niemożliwe.

Gdy złoży Pan odpowiednio aktualizacje VAT-R będzie miał Pan możliwość korzystania z metody kasowej (...)".