Sposoby usprawnienia funkcjonowania spółki z o.o.

Gazeta Podatkowa

Ustawowy rozkład uprawnień poszczególnych organów w spółce z o.o. często powoduje spowolnienie procesu decyzyjnego i utrudnienie w prowadzeniu działalności gospodarczej. W roli podmiotu, który wydłuża podejmowanie decyzji w spółce, często występuje zgromadzenie wspólników. Aby usprawnić działanie spółki, warto przyznać więcej kompetencji zarządowi. W spółkach o licznym składzie osobowym, w których będzie funkcjonował organ nadzoru, można również przesunąć część kompetencji zgromadzenia do zakresu uprawnień organu nadzoru.

W grupie czynności dokonywanych przez zarząd, a wymagających uzyskania uprzedniej zgody zgromadzenia wspólników, Kodeks spółek handlowych wymienia m.in. obrót nieruchomościami (art. 228 pkt 4) i czynności, których wartość dwukrotnie przewyższa wysokość kapitału zakładowego spółki (art. 230 K.s.h.). Działanie zarządu bez wymaganej zgody w pierwszym przypadku powoduje nieważność czynności, a w drugim jedynie możliwość pociągnięcia zarządców do odpowiedzialności organizacyjnej lub odszkodowawczej. W obu przypadkach umowa spółki może jednak wyłączyć kompetencję wspólników do wyrażania zgody w tych sprawach. Wprowadzenie stosownej zmiany jest szczególnie uzasadnione w drugim z wymienionych przypadków. W spółkach o niskim kapitale zakładowym (np. 5.000 zł), wymóg uzyskania zgody może się aktualizować przy umowach, których przedmiot ma stosunkowo niewielką wartość.

Uiszczanie dopłat jest jednym ze sposobów na dofinansowanie spółki z kieszeni wspólników. Udziałowcy mogą być zobowiązani do uiszczenia dopłat tylko na podstawie powziętej przez siebie uchwały, a ponadto jedynie w sytuacji, gdy możliwość uchwalania dopłat w sposób wyraźny przewiduje umowa spółki. Jeśli w grę wchodzi dofinansowywanie spółki w drodze dopłat, warto uzupełnić umowę spółki o stosowne postanowienia.

Bez zawartego w umowie spółki postanowienia umożliwiającego wypłatę zaliczek, nie jest możliwe dokonanie podziału zysku a conto. W wypadku gdy spółka chce systematycznie wypłacać dywidendę, warto umieścić w umowie spółki regulację umożliwiającą wypłatę zaliczki jeszcze przed dokonaniem podziału zysku. Wprowadzenie do umowy spółki możliwości wypłaty zaliczki może być dla wspólników rekompensatą za umowne ograniczenie niektórych z ich kompetencji.

Udogodnieniem często spotykanym w umowach spółek z o.o. jest możliwość podwyższania kapitału zakładowego bez konieczności wprowadzania zmian do umowy. Wystarczy, aby w umowie przewidzieć maksymalną wysokość kapitału zakładowego oraz termin podwyższenia. Umowa może nawet przewidywać, że uchwałę o podwyższeniu będzie podejmować inny organ niż zgromadzenie wspólników.

Innym sposobem na ułatwienie podwyższania kapitału zakładowego jest ograniczenie przysługującego dotychczasowym wspólnikom prawa pierwszeństwa do objęcia nowych udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym. Prawo poboru może być wyłączone lub ograniczone postanowieniami umowy spółki. Umowa może również upoważniać zarząd do dysponowania prawem pierwszeństwa. Każdy z tych sposobów może ułatwiać dokapitalizowanie spółki.

W wypadku wieloosobowego zarządu kodeksową zasadą jest reprezentacja łączna spółki przy udziale dwóch członków zarządu lub członka zarządu i prokurenta. Podobny sposób reprezentacji jest często przenoszony do umów spółek. Warto jednak rozważyć możliwość wprowadzenia reprezentacji jednoosobowej, w przypadku której każdy z członków zarządu posiadałby pełen zakres kompetencji przy reprezentowaniu spółki. Taka zmiana niewątpliwie uprości kierowanie spółką, choć z drugiej strony konieczne będzie wzmożenie nadzoru nad działaniami zarządców.

Sposobem na uelastycznienie zasad reprezentacji spółki będzie również ustanowienie prokurenta. Jest on szczególnego rodzaju pełnomocnikiem spółki. Zakres prokury jest określony ustawowo i obejmuje umocowanie do wszystkich czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Udzielenie prokury samoistnej pozwala, aby jedna osoba - prokurent - reprezentowała spółkę samodzielnie we wszystkich czynnościach z tego zakresu. Pozwoli to odciążyć w pracy członków zarządu.

Z powyższych rozwiązań w pełni mogą korzystać osoby, które zdecydują się na zawarcie umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego. Natomiast osoby, które wybiorą procedurę S24 muszą mieć świadomość, że umowa spółki zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki z o.o. udostępnianego w systemie teleinformatycznym daje wspólnikom jedynie ograniczoną możliwość kształtowania postanowień tej umowy. Mogą wybrać jedynie warianty uregulowania lub uzupełnienia określonych postanowień umowy spółki, które są dopuszczone w ramach wzorca umowy.

I tak, w S24 wspólnicy we wzorcu nie mają możliwości wyłączenia wymogu, o którym mowa w art. 228 pkt 4 K.s.h. Nie mogą przewidzieć ewentualności wnoszenia dopłat czy procedury nienotarialnego podwyższenia kapitału zakładowego.

Powyższe nie oznacza, że rozwiązania te są całkowicie niedostępne dla spółek z o.o. założonych w trybie S24. Będzie to możliwe, o ile odpowiednie postanowienia znajdą się umowie spółki. Może być ona bowiem zmienia m.in. na ogólnych zasadach, tj. w drodze uchwały wspólników umieszczonej w protokole sporządzonym przez notariusza i wpisu do rejestru przedsiębiorców (por. art. 255 K.s.h.).

Natomiast już na etapie ustalania treści umowy, wypełniając odpowiednie warianty wyboru (uzupełnień), wspólnicy mogą: