Rejestracja spółki w KRS  w trybie tradycyjnym

Gazeta Podatkowa

Spółkę można zawiązać i zarejestrować w KRS w dwóch trybach: tradycyjnym i S24. Tryb S24 dotyczy tylko wybranych spółek (tj. jawnej, komandytowej, z o.o. i prostej spółki akcyjnej). W każdym przypadku rejestracja spółki wymaga złożenia wniosku przez system teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości. System ten to Portal Rejestrów Sądowych (PRS).

W systemie PRS zakładka dotycząca składania wniosków w procedurze tradycyjnej to „e-formularze KRS”. Po wejściu na stronę prs.ms.gov.pl widoczne są zakładki związane z funkcjonowaniem KRS, w tym  m.in. „e-formularze KRS” czy  „S24 - rejestracja spółki, inne wnioski”.

Procedura tradycyjna

W systemie PRS zakładka dotycząca składania wniosków w procedurze tradycyjnej to „e-formularze KRS”. To w tej procedurze, przedsiębiorcy z KRS do końca czerwca 2021 r. mogli składać papierowe wnioski do KRS. Obecnie przedsiębiorcy z KRS składający wnioski w procedurze tradycyjnej z KRS muszą korzystać z tego systemu w celu złożenia wniosku lub pisma do sądu rejestrowego. Natomiast podmioty podlegające wpisowi wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SP ZOZ mogą z niego korzystać, ale nie mają takiego obowiązku.

Aby móc korzystać z modułu „e-formularze KRS” trzeba założyć nowe konto. Jest ono tworzone dla konkretnej osoby fizycznej, a nie podmiotu z KRS.

Korzystać z możliwości systemu mogą osoby posiadające: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty. Mając konto w systemie można logować się do niego i korzystać z funkcjonalności modułu „e-formularze KRS”. System przekieruje osobę zalogowaną na stronę dotyczącą składania wniosku lub pisma. W części dotyczącej wniosków widoczne są między innymi opcje: - wnioski o rejestrację, wnioski o zmianę czy wnioski o wykreślenie z KRS.

Pierwsza z opcji, czyli wnioski o rejestrację, dotyczy możliwości wpisania nowego podmiotu do KRS w trybie tradycyjnym. Po wybraniu tej opcji pojawi się strona z możliwością wyboru podmiotu, którego dotyczyć ma wniosek o wpis do rejestru.

Załączanie wniosków

Do e-wniosku można w szczególności dołączyć dokumenty elektroniczne, czyli oryginały podpisane przez uprawnione osoby odpowiednim podpisem elektronicznym.

Nie jest to jedyna możliwość. Elektronizacja postępowania przed KRS nie wymusza bowiem, aby dokumenty, które mają być załączone do wniosku, zostały sporządzone w postaci elektronicznej. Jeśli wniosek składa podmiot wpisany do KRS, a dokument został sporządzony w formie pisemnej, wówczas można dołączyć skan takiego dokumentu, czyli jego elektroniczną kopię. W takim jednak przypadku oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo trzeba przesłać do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma.

Zamiast takiej drogi można skorzystać z usług notariusza, który sporządzi poświadczony skan dokumentu papierowego. Dzięki temu nie trzeba będzie przesyłać papierowych dokumentów do sądu.

Gdy natomiast e-wniosek do KRS składa pełnomocnik będący adwokatem lub radcą prawnym, wówczas on także może poświadczyć dokument papierowy i załączyć do wniosku jego skan bez konieczności przekazywania do sądu rejestrowego papierowego oryginału.

Od 1 lipca 2021 r. zmodyfikowana została także procedura załączania dokumentów sporządzanych przez notariusza. Jest ona obecnie zautomatyzowana i następuje pomiędzy notarialnym repozytorium (tj. Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, w skrócie CREWAN) a systemem KRS. Dzięki temu wnioskodawca we wniosku składanym do KRS musi podać tylko numer danego dokumentu w CREWAN. Po zarejestrowaniu wniosku składanego do KRS elektroniczny wypis z notarialnego rejestru poprzez system zostanie dołączony do wniosku.

Osoba przygotowująca czuwa nad wnioskiem

Jeśli wniosek ma być podpisany przez więcej niż jedną osobę, wówczas osoba przygotowująca go musi przekazać wniosek pozostałym osobom w celu opatrzenia go podpisem elektronicznym. Wniosek  przed wysłaniem należy opłacić i dopiero może być wysłany do sądu przez osobę, która przygotowała wniosek. Takie same zasady dotyczą przekazywania pisma do sądu rejestrowego przez system PRS.

E-wnioski a postępowanie przed KRS

Podkreślić należy, że aby uzyskać wpis (o rejestrację, zmianę danych) trzeba znać wymogi wynikające z przepisów prawa. Sąd rejestrowy bada w szczególności, czy dołączone do wniosku dokumenty są zgodne pod względem formy i treści z przepisami prawa (por. art. 23 ust. 1 ustawy o KRS).

Trzeba też mieć na uwadze, że dane przedsiębiorców wpisane do KRS stanowią ich dane podstawowe. Przekazywane one są z KRS do urzędowych rejestrów. Poza tym administracja skarbowa, GUS i ZUS, oprócz danych z KRS, gromadzą tak jak dotychczas także dane uzupełniające o podmiocie wpisanym do KRS. Obowiązują w tej kwestii dotychczasowe zasady, a to w skrócie oznacza, że nie uległy zmianie reguły składania do urzędu skargowego NIP-8.

E-akta rejestrowe

Dodać także należy, że od 1 lipca 2021 r. akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS są prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Poza elektronicznymi aktami dla podmiotu jest prowadzony także zbiór dokumentów. Znajdują się w nim dotychczasowe papierowe akta rejestrowe i dokumenty wytworzone w postaci papierowej.