Formalności w ZUS w razie rozpoczęcia prowadzenia firmy

Zgłoszenie przedsiębiorcy do ubezpieczeń w ZUS

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność (patrz ramka) zobowiązana jest do złożenia formularza zgłoszenia płatnika składek w ZUS w terminie 7 dni od daty:

• zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby (np. zawarcia umowy zlecenia),
   
• powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do opłacania składek na własne ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenia osób współpracujących.

Przedsiębiorca będący osobą fizyczną rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej jednoosobowo lub w formie spółki cywilnej, dokonuje zgłoszenia siebie jako płatnika składek na wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (druk CEIDG-1), składanym w organie ewidencyjnym. Wniosek ten jest jednocześnie m.in. zgłoszeniem płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Dane z wniosku organ ewidencyjny przesyła do właściwej jednostki terenowej ZUS wraz z kopią zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. W oparciu o te dane ZUS sporządza za przedsiębiorcę pierwszorazowe dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek, tj.:

• zgłoszenie płatnika składek - na formularzu ZUS ZFA,
   
• informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek - na formularzu ZUS ZBA,
   
• informację o adresach prowadzenia działalności gospodarczej - na formularzu ZUS ZAA.

Osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność podlegają w ZUS obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Osoby te mają także prawo do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, do którego przystępują na wniosek. Przywilej ten dotyczy wyłącznie przypadków, gdy ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym osoby te podlegają obowiązkowo.

Przedsiębiorca będący osobą fizyczną prowadzący działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG (także jako wspólnik spółki cywilnej) nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, tj. emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu (nie może też przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) przez okres 6 miesięcy kalendarzowych liczonych od dnia podjęcia działalności gospodarczej, jeżeli:

• rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia oraz
   
• nie wykonuje działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, u którego przed dniem rozpoczęcia tej działalności w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca musi też więc zgłosić się w ZUS do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego (w zależności od obowiązku podlegania ubezpieczeniom) na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Może tego dokonać w formie elektronicznej (przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego) lub papierowej - bezpośrednio w ZUS lub za pośrednictwem poczty. Przy czym przedsiębiorca (w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców) zgłoszenia siebie do odpowiednich ubezpieczeń w ZUS może też dokonać wraz z wnioskiem o wpis do CEIDG. W ten sposób może przekazać:

• zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego,
   
• zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny,

Warto nadmienić, że wraz z wnioskiem o aktualizację wpisu do CEIDG przedsiębiorca może także złożyć:

• zmianę danych wykazanych w wymienionych zgłoszeniach (oprócz danych dotyczących tytułu do ubezpieczeń, rodzajów ubezpieczeń oraz terminów ich powstania),
   
• zgłoszenie wyrejestrowania z tych ubezpieczeń.

Zmiany danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych dotyczących tytułu do ubezpieczeń, rodzajów ubezpieczeń oraz terminów ich powstania, przedsiębiorca nadal dokonuje wyłącznie poprzez wyrejestrowanie z ubezpieczeń i ponowne zgłoszenie do nich z aktualnymi już danymi.

Każda natomiast osoba rozpoczynająca prowadzenie działalności w formie jednoosobowej spółki z o.o., a także będąca wspólnikiem spółki jawnej, komandytowej i partnerskiej zobowiązana jest dokonać zgłoszenia siebie jako płatnika składek oraz do ubezpieczeń (co najmniej do ubezpieczenia zdrowotnego) w ZUS. Każdy wspólnik takiej spółki jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia, powinien zatem sporządzić i przekazać do ZUS zgłoszenie:

• płatnika składek na druku ZUS ZFA, w którym wpisze własne dane identyfikacyjne, tj. PESEL i NIP lub NIP, REGON i PESEL (jeżeli wspólnik prowadzi również odrębną działalność gospodarczą, inną niż prowadzona w formie spółki),
   
• siebie do ubezpieczeń jako osoby ubezpieczonej na druku ZUS ZUA (jeśli podlegać będzie tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu - na druku ZUS ZZA), z identyfikatorem PESEL.

Z kolei twórcy i artyści dokonują zgłoszeń do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności.

Bezpośrednio w ZUS przedsiębiorca zgłasza do ubezpieczeń pracownika, zleceniobiorcę lub osobę, która z nim współpracuje przy prowadzeniu działalności gospodarczej.

Kody tytułu ubezpieczenia właściwe dla osób prowadzących pozarolniczą działalność

Zgłoszenie pracowników, zleceniobiorców i członków ich rodzin

Pracownicy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym wszystkich ryzyk oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Obowiązek tych ubezpieczeń dla pracowników powstaje z dniem nawiązania stosunku pracy, a wygasa z dniem jego ustania. Zatem zgłoszenia pracowników do ubezpieczeń płatnik składek dokonuje w terminie 7 dni od daty powstania stosunku pracy, na formularzu ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X.

Zleceniobiorcy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu. Charakter dobrowolny dla tych osób ma wyłącznie ubezpieczenie chorobowe. Zleceniobiorcy podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom od dnia oznaczonego w umowie zlecenia, jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania, do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy. Zleceniodawca (jako płatnik składek) dokonuje zgłoszenia zleceniobiorcy do obowiązkowych ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA (lub ZUS ZZA - jeśli zleceniobiorca podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu) z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 X X, w terminie 7 dni od dnia oznaczonego w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania.

Jeżeli zleceniobiorca jest uczniem szkoły ponadpodstawowej albo studentem, do ukończenia 26 lat, nie podlega ubezpieczeniom w ZUS z tytułu pracy na zleceniu.

Na przedsiębiorcy ciąży także obowiązek przekazania do ZUS zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny pracownika i zleceniobiorcy, niepodlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu.

Osoby takie zgłasza się na formularzu ZUS ZCNA.