Rozliczanie VAT przez małych podatników w 2025 r.

Mały podatnik VAT może rozliczać się z tytułu podatku VAT na zasadach ogólnych bądź wybrać kasową metodę rozliczania tego podatku. Metoda ta jest specyficzna zarówno pod względem rozliczania podatku należnego, jak i podatku naliczonego.

Kto jest małym podatnikiem?

Małym podatnikiem w świetle art. 2 pkt 25 ustawy o VAT jest podatnik VAT:

• u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2.000.000 euro,
• prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami inwestycyjnymi, zarządzający alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu - jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45.000 euro.

Przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1.000 zł.

Zgodnie z tabelą nr 191/A/2024 z dnia 1 października 2024 r. kurs euro wynosił 4,2846 zł.

Oznacza to, że w 2025 r. limit uprawniający do korzystania ze statusu małego podatnika wynosi 8.569.000 zł (do końca 2024 r. limit ten wynosił 9.218.000 zł). Natomiast w przypadku podatników prowadzących przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzających funduszami inwestycyjnymi itd., limit uprawniający do korzystania ze statusu małego podatnika w 2025 r. wynosi 193.000 zł (do końca 2024 r. limit ten wynosił 207.000 zł).

Rozliczanie VAT przez małych podatników

Podmioty posiadające status małego podatnika - w świetle ustawy o VAT - korzystają z możliwości szczególnego rodzaju rozliczania tego podatku. Mogą one bowiem przy zastosowaniu ogólnych zasad rozliczania podatku VAT rozliczać się za okresy kwartalne. Mogą także rozliczać się na zasadach ogólnych za okresy miesięczne.

Przede wszystkim jednak mali podatnicy mogą wybrać kasową metodę rozliczeń określoną w art. 21 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że obowiązek podatkowy w odniesieniu do dokonywanych przez małego podatnika dostaw towarów i świadczenia usług powstaje:

1) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz czynnego podatnika VAT,

2) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż wymieniony w pkt 1.

Przy czym otrzymanie zapłaty w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części.

Stosowanie kasowej metody w praktyce oznacza, że dopóki kontrahent nie ureguluje należności, to mały podatnik rozliczający się tą metodą nie będzie odprowadzał podatku należnego (przykład 1).

Natomiast gdy kontrahentem będzie osoba niebędąca czynnym podatnikiem VAT, obowiązek podatkowy powstanie z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (przykład 2).

Faktury wystawiane przez małych podatników stosujących kasową metodę rozliczania VAT muszą zawierać wyrazy "metoda kasowa".

Ustawodawca uzależnił możliwość stosowania kasowej metody rozliczania VAT od uprzedniego pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosowana ta metoda. Zgłoszenia dokonuje się na druku VAT-R poprzez zaznaczenie w poz. 46 kwadratu 1 i wskazanie okresu, od którego podatnik będzie stosował metodę kasową.

Odliczanie VAT przy metodzie kasowej

Ustawodawca zasady odliczania VAT przez małych podatników stosujących kasową metodę rozliczania tego podatku uregulował w art. 86 ust. 10e ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że ww. podmioty mają - co do zasady - prawo do odliczenia podatku naliczonego nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty za nabyte towary czy usługi.

W sytuacji gdy mały podatnik rozliczający VAT kwartalnie nie odliczy podatku naliczonego w terminie określonym w art. 86 ust. 10e ustawy o VAT, ma możliwość skorzystania z tego prawa w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Stanowi o tym art. 86 ust. 11 ustawy o VAT.

Odliczenie w terminie późniejszym niż wskazany możliwe jest natomiast wyłącznie w drodze korekty deklaracji na podstawie art. 86 ust. 13 ustawy o VAT. Korekty tej dokonuje się za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do tego obniżenia - nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Stosownie do art. 104 ust. 1 ustawy o VAT, przepisy art. 21 i art. 86 ust. 10e stosuje się również do podatnika rozpoczynającego w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności określonych w art. 5, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej, kwot określonych w art. 2 pkt 25.

Deklarowanie VAT

Mali podatnicy stosujący kasową metodę rozliczania VAT, zgodnie z art. 99 ust. 2 ustawy o VAT, składają deklaracje podatkowe za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. W przypadku małych podatników rozliczających VAT kwartalnie jest to plik oznaczony jako JPK_V7K. Podatnicy ci są zobowiązani do wysłania za:

• pierwszy i drugi miesiąc kwartału - części ewidencyjnej pliku JPK_V7K w terminie do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni oraz
• trzeci miesiąc kwartału - części ewidencyjnej za ten miesiąc do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni oraz części deklaracyjnej za cały kwartał.

Nadmienić należy, że kwartalna metoda rozliczeń - po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona taka kwartalna deklaracja podatkowa - może być również stosowana przez:

• małych podatników, którzy nie wybrali metody kasowej,
• podatników podlegających opodatkowaniu ryczałtem od dochodów spółek, o którym mowa w art. 28j ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.), jeżeli wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) u tych podatników nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 4.000.000 euro, tj. w 2025 r. limit ten w przeliczeniu na złote wyniesie 17.138.000 zł (przeliczenia kwoty wyrażonej w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1.000 zł).

Przy czym z kwartalnego rozliczenia VAT nie mogą korzystać podatnicy:

• zarejestrowani przez naczelnika urzędu skarbowego jako podatnicy VAT czynni - przez okres 12 miesięcy począwszy od miesiąca, w którym dokonana została rejestracja lub
• którzy w danym kwartale lub w poprzedzających go 4 kwartałach dokonali dostawy towarów, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, chyba że łączna wartość tych dostaw bez kwoty podatku nie przekroczyła, w żadnym miesiącu z tych okresów, kwoty 50.000 zł, lub
• którzy w danym kwartale dokonali importu towarów na zasadach określonych w art. 33a ust. 1 (tj. rozliczanego poprzez deklarację),
• w przypadku gdy w danym kwartale stwierdzono, że wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ustawy - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.), nie zapewniali możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych (Dz. U. z 2024 r. poz. 30 ze zm.), w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.

Zgodnie z art. 99 ust. 3e ustawy o VAT podatnicy, którzy nie zapewnili możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego, są obowiązani do składania deklaracji podatkowych za okresy miesięczne począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:

1) w którym zostało stwierdzone naruszenie tego obowiązku - jeżeli stwierdzenie naruszenia tego obowiązku nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a w przypadku gdy stwierdzenie naruszenia tego obowiązku nastąpiło w drugim miesiącu kwartału - deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału;

2) następujący po kwartale, w którym zostało stwierdzone naruszenie tego obowiązku - jeżeli stwierdzenie naruszenia tego obowiązku nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Powrót do rozliczenia kwartalnego może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy następujących po ostatnim miesiącu kwartału, w którym zostało stwierdzone naruszenie obowiązku (art. 99 ust. 4b ustawy o VAT).

Utrata prawa do kasowej metody rozliczeń

Mały podatnik, jak stanowi art. 21 ust. 4 ustawy o VAT, traci prawo do rozliczania podatku metodą kasową, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty określonej w art. 2 pkt 25 ustawy o VAT.

Na podstawie art. 99 ust. 5 ustawy o VAT, mali podatnicy, u których wartość sprzedaży przekroczyła kwotę określoną w art. 2 pkt 25, składają deklaracje podatkowe za okresy miesięczne począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:

1) w którym przekroczono tę kwotę - jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a w przypadku gdy przekroczenie tej kwoty nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału;

2) następującego po kwartale, w którym przekroczono tę kwotę - jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Ww. przepis, w myśl art. 99 ust. 6 ustawy o VAT, stosuje się odpowiednio do podatników:

• którzy zrezygnowali z prawa do rozliczania się metodą kasową oraz
• o których mowa w art. 99 ust. 3 pkt 2 czyli podatników stosujących w podatku dochodowym od osób prawnych opodatkowanie ryczałtem od dochodów spółek kapitałowych:
  • u których wartość sprzedaży przekroczy kwotę określoną w art. 99 ust. 3 pkt 2 (tj. 4.000.000 euro),
  • którzy przestaną spełniać warunki do opodatkowania tzw. estońskim CIT.

W art. 21 ust. 3 ustawy o VAT wskazano natomiast, że mały podatnik, który wybrał kasową metodę rozliczeń, może z niej zrezygnować, jednak nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy, w trakcie których rozliczał się tą metodą. Warunkiem rezygnacji ze stosowania metody kasowej jest zawiadomienie na piśmie naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do końca kwartału, w którym metoda ta była stosowana.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.)