Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej

Podmioty zobowiązane do posiadania kas

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zobowiązuje do tego art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

W świetle powołanego przepisu jedynym kryterium decydującym o obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jest rodzaj odbiorcy sprzedawanych przez podatnika usług lub towarów, natomiast nieistotny jest tu status prawny sprzedawcy (producent, hurtownik), jak również fakt dokumentowania sprzedaży fakturami.

W ewidencji sprzedaży prowadzonej przy zastosowaniu kasy rejestrującej wykazuje się dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza wskazany powyżej obowiązek, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. Gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Stosowanie kas on-line

Ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady, powinno być prowadzone przy zastosowaniu kas on-line, czyli kas rejestrujących przesyłających dane do centralnego systemu teleinformatycznego, tj. do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Zgodnie z art. 145a ustawy o VAT podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3.

Przy czym od dnia 1 stycznia 2024 r. Prezes Głównego Urzędu Miar nie wydaje już potwierdzeń, że kasy te spełniają określone w przepisach funkcje oraz kryteria i warunki techniczne dla tych kas.

Oznacza to, że podatnicy nie mogą nabyć kas starego typu, ale mogą one być stosowane do prowadzenia ewidencji sprzedaży (z wyjątkiem niektórych branż szczególnie narażonych na nieprawidłowości) do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej.

Obecnie podatnicy mogą stosować cztery rodzaje kas, które różnią się sposobem zapisu danych:

• kasy on-line,
• kasy z elektronicznym zapisem kopii,
• kasy z papierowym zapisem kopii,
• kasy w formie oprogramowania (wirtualne).

Co do zasady, rodzaj stosowanej kasy uzależniony jest od rodzaju czynności, które podatnik ewidencjonuje za jej pomocą.

W świetle obowiązującego art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących zobowiązani są:

• do wystawiania i wydawania nabywcy paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa KAS pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy bez konieczności podawania jego danych osobowych,

• dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy,
• udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów,
• poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 7a pkt 4 ustawy o VAT obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących,
• przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112 ustawy o VAT, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.),
• stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem art. 111 ust. 3b ustawy o VAT,
• wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas,
• prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 111 ust. 7a i ust. 9 pkt 1 ustawy o VAT,
• poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji,
• zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a CRK, określone w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT,
• zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Ponadto, zgodnie z art. 111 ust. 3b ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży, u których podstawą opodatkowania jest kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innej umowy o podobnym charakterze albo marża, ewidencjonują na potrzeby obliczenia osiąganej przez nich wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników.