Rozpoczęcie działalności i zaprowadzenie księgi podatkowej

Podatnik, który rozpoczyna działalność gospodarczą i prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, może napotkać wątpliwości dotyczące założenia tej księgi i pierwszych dokonywanych w niej zapisów.

Rozpoczynam działalność rozliczaną na podstawie księgi podatkowej. Czy mogę księgę tę prowadzić sam w zakupionej broszurze?

TAK. Podatnik może prowadzić księgę podatkową samodzielnie, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544) oraz ustawy o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.). Te akty prawne można znaleźć w serwisie przepisy.gofin.pl, natomiast obszerna baza porad dotyczących prowadzenia księgi dostępna jest w zakładce PKPiR w serwisie gazetapodatkowa.gofin.pl.

Podatnik może prowadzić księgę podatkową w 2023 r. i w 2024 r. w formie papierowej lub w programie komputerowym. Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty. Można więc sporządzić karty odpowiadające wzorowi księgi z załącznika nr 1 do rozporządzenia, a następnie ponumerować je i zszyć (zbroszurować). Można też zakupić i korzystać z gotowych broszur podatkowej księgi przychodów i rozchodów do wypełniania, po upewnieniu się, że zawierają wzór księgi zgodny z rozporządzeniem. Księga podatkowa może też być prowadzona w programie komputerowym na warunkach określonych w § 28 ust. 1 rozporządzenia.

Prowadząc księgę w formie papierowej, podatnik nie będzie miał obowiązku przekazywania jej w postaci elektronicznej na żądanie organu podatkowego jako plik JPK_PKPiR. Taki obowiązek dotyczy podatników, którzy prowadzą księgę podatkową komputerowo. Natomiast niezależnie od tego, czy księga jest prowadzona papierowo, czy komputerowo, w formie elektronicznej musi być prowadzona ewidencja VAT.

Warto wspomnieć, że księgę podatkową trzeba będzie prowadzić komputerowo i przesyłać w postaci elektronicznej do urzędu skarbowego po zakończeniu roku po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu: 31 grudnia 2025 r. (w odniesieniu do podmiotów, które są obowiązane przesyłać do urzędu ewidencję JPK_VAT) lub 31 grudnia 2026 r. (w odniesieniu do pozostałych podmiotów).

Czy należy złożyć zawiadomienie o zaprowadzeniu księgi podatkowej w związku z rozpoczęciem działalności?

Nie składa się odrębnego zawiadomienia do urzędu skarbowego na okoliczność założenia księgi podatkowej w związku z rozpoczęciem działalności gospodarczej.

Należy jednak zauważyć, że prowadzący księgę podatnicy objęci CEIDG, tj. osoby fizyczne i wspólnicy spółki cywilnej, we wniosku o wpis działalności gospodarczej do tej Ewidencji (CEIDG-1) określają wybór formy opodatkowania i rodzaj prowadzonych ksiąg - wybranie zasad ogólnych lub podatku liniowego oraz niewybranie prowadzenia ksiąg rachunkowych oznacza, że przedsiębiorca będzie prowadził księgę podatkową. Dane objęte CEIDG są przekazywane do urzędu skarbowego.

Z kolei wspólnicy spółki jawnej i spółki partnerskiej, zakładając działalność, powinni wybrać sposób opodatkowania dochodów z tej działalności, składając do urzędu skarbowego odpowiednie oświadczenie. W oświadczeniu tym ani przy rejestracji działalności tych podmiotów w KRS nie deklaruje się wyboru prowadzonych ksiąg, ale art. 70 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zobowiązuje kierownictwo tych podmiotów do złożenia w rejestrze sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego - a więc także o braku ksiąg rachunkowych.

Rozpocząłem działalność, którą rozliczać będę na podstawie księgi podatkowej. Jakie powinny być pierwsze wpisy do księgi?

Pierwszym zapisem w księdze podatkowej jest spis z natury sporządzony na dzień rozpoczęcia działalności. Takim spisem z natury należy objąć nabyte lub wytworzone przed podjęciem działalności: towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe oraz braki i odpady (§ 24 ust. 1 rozporządzenia). Z rozporządzenia nie wynika, do której kolumny księgi go wpisać, w praktyce jest on ujmowany w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" lub 15 albo 17 "Uwagi". Jeśli zostanie ujęty w kolumnie 10, trzeba pamiętać, aby jego wartość nie została zsumowana z innymi kosztami wpisywanymi w tej kolumnie, bo w rozliczeniu podatkowym wartość spisu uwzględniana jest po ustaleniu kolejnego spisu, poprzez różnicę remanentów (art. 24 ust. 2 ustawy o pdof). Należy zaznaczyć, że nawet gdy na dzień rozpoczęcia działalności podatnik nie ma żadnych składników majątku podlegających spisowi z natury, także jest zobligowany do sporządzenia go i wpisania do księgi (w wartości zerowej). Koszt towarów i materiałów nabytych w dniu rozpoczęcia działalności i później wpisuje się już bezpośrednio w kolumnie 10.

Jeśli przed rozpoczęciem działalności poniesiono dotyczące jej wydatki np. na zakup artykułów biurowych, czynsz za najem lokalu, ubezpieczenia majątkowe, mogą one zostać uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów i wpisane do księgi, o ile spełniają warunki z art. 22 ust. 1 ustawy o pdof. Takie wydatki wpisuje się do księgi w dniu rozpoczęcia działalności na podstawie dowodów ich poniesienia, pod datą powstania kosztu. Nabyte przed rozpoczęciem działalności środki trwałe można wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych na podstawie oświadczenia przedsiębiorcy, wyceniając je zgodnie z art. 22g ust. 1 pkt 1 ustawy o pdof.