Etap rekrutacji

Rekrutacja rozpoczyna się od pozyskania informacji na temat kandydata. Nie może się to jednak odbywać w sposób dowolny. Dane na temat kandydata do zatrudnienia nie mogą przekroczyć zakresu wyznaczonego przez przepisy powszechnie obowiązujące, w tym przypadku m.in. przez art. 22¹ K.p. Na gruncie prawa pracy jest on podstawową regulacją dotyczącą pozyskiwania przez pracodawcę danych osobowych od kandydata do pracy i od pracownika. Zgodnie z art. 22¹ § 1 K.p., pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) datę urodzenia,

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

4) wykształcenie,

5) kwalifikacje zawodowe,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Żądanie podania danych osobowych wymienionych w  pkt 4–6, jest zasadne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Jeżeli więc do wykonywania danej pracy nie są konieczne kwalifikacje ani doświadczenie zawodowe, pracodawca nie powinien żądać od kandydata do takiej pracy danych o posiadanych przez niego kwalifikacjach oraz dotychczasowym zatrudnieniu.

Pracodawca jest uprawniony do żądania innych danych osobowych niż określone w art. 22¹ § 1 K.p., tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Podstawą prawną uzyskania i przetwarzania danych wykraczających poza zakres art. 22¹ § 1 K.p. może być jednak zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie - z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych (...), tzw. rozporządzenia RODO. Chodzi tu o dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia (art. 22^1a § 2 K.p.).

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie może też stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia RODO (tzw. danych wrażliwych), ale tylko w przypadku, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Odmowa przekazania danych wrażliwych (dotyczących m.in. pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej) nie może stanowić przyczyny odmowy nawiązania zatrudnienia.

Ważne. Do przetwarzania danych wrażliwych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Podanie danych przez kandydata do zatrudnienia następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania tych danych tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Prowadząc proces rekrutacyjny pracodawca staje się administratorem danych przekazywanych mu m.in. w dokumentach aplikacyjnych przez kandydatów do pracy. Dane osobowe pobierane są w takim przypadku bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, co za tym idzie - administrator jest zobowiązany do przekazania takiej osobie informacji określonych w art. 13 RODO. Taką klauzulę można zawrzeć np. w ogłoszeniu prasowym, na portalach zawierających oferty pracy lub na stronie internetowej pracodawcy.

Podstawą prawną zbierania informacji o kandydacie na pracownika (w odniesieniu do RODO) może być:

• zgoda zainteresowanego na przetwarzanie danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), albo
     
• żądanie samego kandydata od ewentualnego przyszłego pracodawcy podjęcia działań, do których wykonania przetwarzanie jego danych osobowych jest niezbędne (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

W przypadku osoby rekrutowanej można przyjąć, że zgoda na przetwarzanie zostaje wyrażona poprzez osobiste sporządzenie/wypełnienie (wprowadzenie informacji o sobie) i podpisanie stosownych dokumentów (CV, listu motywacyjnego, kwestionariusza osobowego).

Podstawą prawną przetwarzania danych kandydata na pracownika w odniesieniu do polskiego prawa pracy może być art. 22¹ § 1,2 i 4, art. 22^1a i art. 22^1b Kodeksu pracy.

Wzór klauzuli informacyjnej dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale RODO - Ochrona danych osobowych.