Akta osobowe i inna dokumentacja pracownicza

Akta osobowe oraz inna dokumentacja pracownicza prowadzona jest w oparciu o rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. 2024 r. poz. 535 ze zm.), dalej rozporządzenie dokumentacyjne. Przewiduje ono podział akt osobowych na pięć części obejmujące dokumenty dotyczące:

• ubiegania się o zatrudnienie (A), 
• nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (B),
• rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy (C),
• odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej (D),
• kontroli trzeźwości pracownika lub kontroli na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (E).

Rozporządzenie dokumentacyjne utrzymuje obowiązującą również w poprzednim stanie prawnym zasadę, zgodnie z którą oświadczenia lub dokumenty są przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych posiada pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Wprowadza ponadto możliwość podziału dokumentów znajdujących się w części A, B i C akt na mniejsze części powiązane ze sobą tematycznie, którym przyporządkowane są odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku zasada przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym, numerowania ich oraz tworzenia wykazu dokumentów, dotyczy każdej z takich części. W przypadku części D akt osobowych, dokumenty, które się w niej znajdują, są obowiązkowo grupowane w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne.

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Rozporządzenie dokumentacyjne określa też zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej.

W aktach osobowych mogą być przechowywane odpisy lub kopie dokumentów, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub upoważnioną przez niego osobę.

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić - oprócz akt osobowych - również inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 6 rozporządzenia). Składają się na nią:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, określone w § 6 pkt 1 lit. a) - d) rozporządzenia,
• karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (§ 6 pkt 3 rozporządzenia),
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 6 pkt 4 rozporządzenia).

Przepisy Kodeksu pracy nakładają ponadto na pracodawcę obowiązek prowadzenia m.in.:

• ewidencji pracowników młodocianych (art. 193 K.p.),
• rejestru wypadków przy pracy (art. 234 § 3 K.p.),
• rejestru zachorowań na choroby zawodowe i podejrzeń o takie choroby (art. 235 § 4 K.p.),
• rejestru rodzajów prac w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym oraz rejestru pracowników zatrudnionych przy tych pracach (art. 222 § 2 K.p.),
• rejestru prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych oraz pracowników zatrudnionych przy takich pracach (art. 222¹ § 2 K.p.),
• wykazu stanowisk na których wykonywane są prace w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze oraz ewidencji pracowników wykonujących takie prace (art. 41 ust 4 ustawy z dnia 9 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, Dz. U. z 2024 r. poz. 1696).